EIN BEISPIEL AUS DEM ARBEITSTAG
Ein Monatsabschluss, vom offenen Beleg bis zum internen Abschluss.
Arbeit finden und einordnen
Lena Meier öffnet den Arbeitsvorrat. Beim Monatsabschluss September der Bergwald Atelier AG sieht sie ihre Zuständigkeit, die Periode und den Termin. Filter und gespeicherte Ansichten helfen ihr, die anstehende Arbeit einzugrenzen.
Fehlende Unterlage gezielt anfragen
Der Kontoauszug September fehlt. Lena bereitet eine Unterlagenanfrage vor. Eine berechtigte Person gibt den genauen Inhalt frei; das Team übermittelt die freigegebene Anfrage und hält die manuelle Zustellung fest.
Eingang fachlich beurteilen
Der hochgeladene Kontoauszug wird zunächst technisch geprüft. Nach der Freigabe kann Lena das Original öffnen und entscheiden, ob es zur angefragten Periode passt. Bei einer unpassenden Unterlage fordert sie begründet einen Ersatz an.
Unabhängig prüfen und abschliessen
Lena übergibt die vorbereitete Arbeit an David Keller. Er prüft als andere Person und kann sie mit Begründung zur Korrektur zurückgeben. Nach erneuter Einreichung sieht er die Änderungen. Freigabe und anschliessender interner Abschluss bleiben im Verlauf erhalten.
Fiktives Beispiel mit erfundenen Personen und Daten. Der interne Abschluss bestätigt keine Einreichung, Buchung oder Zahlung in einem Fachsystem.
EINGEGANGEN IST NOCH NICHT GEPRÜFT
Jede angefragte Unterlage hat ihren eigenen Stand.
Noch offen
Die Anforderung bleibt sichtbar, bis das Team sie fachlich geklärt hat. Eine Nachfrage kann sich auf die tatsächlich ausstehenden Positionen beziehen.
Eingegangen
Upload und technische Freigabe zeigen den Eingang einer Datei. Erst die fachliche Beurteilung klärt, ob sie die Anforderung erfüllt.
Angenommen oder zu klären
Das Team nimmt die Unterlage an, verlangt mit einer verständlichen Anweisung Ersatz oder dokumentiert einen begründeten Verzicht. Frühere Entscheidungen bleiben nachvollziehbar.
Wiederkehrende Arbeit muss nicht jedes Mal neu beginnen.
Kanzleieigene Vorlagen halten Vorbereitungsschritte und benötigte Unterlagen fest. Wiederkehrende Pläne können daraus Arbeitsfälle mit eigener Periode und zugehöriger Frist erzeugen. Ihr Team legt Rhythmus, Zuständigkeit und Vorlage fest.
Bestehende Fälle behalten ihre angewendete Vorlage. Wird ein Plan gestoppt, bleiben bereits erzeugte Fälle und ihre Geschichte erhalten. Die fachliche Richtigkeit der Angaben und der gesetzten Fristen prüft weiterhin Ihr Team.
Übergaben bleiben auch bei Abwesenheit verständlich.
Mitarbeitende können eigene Abwesenheiten erfassen. Teamverantwortliche prüfen die betroffenen Arbeiten und übertragen ausgewählte Fälle an eine geeignete Stellvertretung. Eine Abwesenheitsmeldung allein verteilt die Arbeit nicht neu.
Vorbereitung und Fachprüfung haben unterschiedliche Zuständigkeiten. Die Teamübersicht zeigt offene Arbeit nach Person und Aufgabe; berechtigte Verantwortliche können Zuweisungen ändern. Bei der Rückkehr bleibt sichtbar, welche Arbeit zurückgegeben wird.
PASST NEBEN IHRE FACHSYSTEME
Mandatly koordiniert. Ihr Fachsystem rechnet, bucht und reicht ein.
In Mandatly
Mandate, Verantwortlichkeiten, Arbeitsvorrat, Unterlagen, Fristen, interne Notizen und Fachprüfung zusammenhalten.
In Ihren Fachsystemen
Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuerberechnung, Zahlungen und behördliche Einreichungen ausführen.
Für den beschriebenen Ablauf ist keine direkte Anbindung an eine Buchhaltungssoftware erforderlich.
WEITERGEDACHT
Was läuft automatisch, was entscheidet unser Team?
Eingerichtete wiederkehrende Pläne erzeugen periodische Arbeit; technische Dateiprüfungen und Hinweise im Arbeitsbereich unterstützen die Bearbeitung. Das Team bestimmt Zuständigkeiten, beurteilt Unterlagen, gibt Anfragen frei, bestätigt die manuelle Zustellung und entscheidet in der Fachprüfung. Eine Benachrichtigung erledigt keine Aufgabe.
Wann passt Mandatly zu unserer Kanzlei?
Wenn mehrere Personen Mandate bearbeiten und den Stand von Unterlagen, Verantwortung, Fristen und Prüfung gemeinsam führen wollen. Entscheidend ist der Koordinationsbedarf. Wer vor allem ein Buchhaltungs-, Lohn- oder Steuerberechnungsprogramm sucht, benötigt dafür weiterhin ein Fachsystem.