DAS RICHTEN SIE EIN
Von den Zuständigkeiten zum ersten Arbeitsfall.
Administration und Mitarbeitende
Bestimmen Sie die verantwortliche Administration, beteiligte Mitarbeitende und deren Rollen. Für den Mitarbeitendenzugang wird zunächst eine berechtigte Microsoft-Identität eingerichtet. Danach lässt sich optional eine Anmeldung mit Mandatly-Passwort aktivieren.
Mandanten und Mandate
Erfassen Sie Mandanten, relevante Kontakte, Leistungsbereiche und Verantwortliche. Bestehende Stammdaten lassen sich anhand der vorgesehenen CSV-Struktur übernehmen; eine manuelle Einrichtung ist ebenfalls möglich.
Vorbereitung und Fachprüfung
Legen Sie fest, wer vorbereitet und wer unabhängig prüft. Wählen Sie einen konkreten Fall mit Periode, benötigten Unterlagen und Termin. Wiederkehrende Abläufe können Sie in Vorlagen und Plänen hinterlegen.
Zusammenarbeit im Alltag
Prüfen Sie am ersten Ablauf, ob Zuständigkeiten, Anfrageinhalt und Übergabe für Ihr Team verständlich sind. Entscheiden Sie anschliessend, welche weiteren Mandate und welche Kontakte den Mandantenbereich nutzen sollen.
Jede Person sieht den für sie relevanten Teil.
Mitarbeitende
Arbeiten im eigenen berechtigten Arbeitsvorrat, erfassen Unterlagen und interne Notizen, bereiten Anfragen vor und übergeben Arbeit zur Fachprüfung.
Mandats- und Teamverantwortliche
Behalten offene Vorbereitung und Prüfung im Blick, klären Zuständigkeiten und organisieren die Stellvertretung im erlaubten Verantwortungsbereich.
Kanzlei-Administration
Verwaltet Mitarbeitende, Rollen und Teams sowie die Einrichtung der Kanzlei. Fachliche Fallzugriffe richten sich zusätzlich nach den jeweiligen Berechtigungen und Zuweisungen.
Mandantinnen und Mandanten
Sehen über ihren persönlichen Link ausgewählte Unterlagenanfragen. Sie können Dateien hochladen, den Bearbeitungsstand der Anfrage sehen, Rückfragen stellen und gezielt bereitgestellte Dokumente herunterladen.
Sie entscheiden, wen Sie einbeziehen.
Für den Mandantenbereich ist kein Mitarbeitendenkonto nötig. Ein berechtigter Kontakt erhält einen persönlichen Zugangslink. Ihr Team wählt die sichtbaren Anfragen und veröffentlicht einzelne Dokumentversionen bewusst. Interne Notizen und Fachprüfungen bleiben im Team.
Mandatly kann auch intern genutzt werden: Mitarbeitende laden vorhandene Unterlagen selbst hoch und halten den Eingang im Fall fest. Nicht jede Mandantin und jeder Mandant muss dafür einen Zugang verwenden.
Zugangslinks sind persönlich zu behandeln. Das Team kann einen Zugang widerrufen und bereitgestellte Dokumente wieder zurückziehen.
BESTEHENDES MITNEHMEN
Stammdaten importieren. Unterlagen gezielt übernehmen.
CSV für die Einrichtung
Der Import unterstützt die vorgesehenen Dateien für Mitarbeitende, Mandanten mit Kontakten und Mandate. Er prüft Struktur, Angaben und Verknüpfungen und meldet fehlerhafte Zeilen. Die Daten müssen in dieser Struktur vorbereitet werden.
Vorhandene Dateien
PDF, JPEG, PNG, XLSX und DOCX können zu einem Arbeitsfall hochgeladen werden. Die Originaldatei bleibt erhalten. Der Upload ersetzt keine vollständige Migration eines bestehenden Dokumentenarchivs.
Dossier mitnehmen
Ein Falldossier lässt sich als ZIP mit lesbarer Übersicht exportieren. Für die interne Ablage können Verlauf und Fachprüfungen enthalten sein; für die Kundschaft gibt es eine Auswahl ohne interne Notizen und Prüfungen.
Den Einstieg ohne direkte Systemanbindung planen.
Der hier beschriebene Ablauf verwendet manuelle Einrichtung oder CSV, Datei-Uploads, die dokumentierte manuelle Zustellung von Anfragen und Hinweise im Arbeitsbereich. Er setzt keine automatische E-Mail-Zustellung voraus.
Direkte Buchhaltungsanbindungen, automatische Übernahme aus einem Microsoft-365-Postfach und automatische Dokumentauswertung gehören nicht zum hier beschriebenen verfügbaren Ablauf. Planen Sie dafür weiterhin Ihre bestehenden Werkzeuge und Arbeitsschritte ein.
WEITERGEDACHT
Können wir mit ausgewählten Mandaten beginnen?
Sie können Mandate und Kontakte einzeln erfassen, Arbeitsfälle gezielt anlegen und den Mandantenbereich für ausgewählte Anfragen bereitstellen. Die fachlichen Zuständigkeiten und eine geeignete unabhängige Prüfperson sollten für den gewählten Ablauf von Anfang an feststehen.
Was sollten wir für die Einführung zusammentragen?
Eine verantwortliche Administration, die beteiligten Mitarbeitenden mit Microsoft-Identitäten, erste Mandanten und Kontaktangaben, Leistungsbereiche und Zuständigkeiten. Dazu ein typischer Arbeitsfall mit Periode, Unterlagenliste, Termin und Prüfperson. Der Aufbereitungsbedarf Ihrer Daten und Abläufe bestimmt, was eingerichtet werden muss.