Zugriff folgt Rolle und Verantwortung.
Mitarbeitendenzugang
Der Einstieg erfolgt über eine berechtigte Microsoft-Identität. Ein bereits berechtigter Mitarbeitender kann danach optional ein Mandatly-Passwort einrichten. Einrichtung, Zurücksetzen und Deaktivieren dieses Passworts erfolgen über die bestätigte Microsoft-Identität.
Kanzlei und Mandat
Die Anwendung prüft die aktuelle Kanzleizugehörigkeit, Rollen und erforderlichen Fall- oder Mandatsberechtigungen. Ein gespeicherter Link oder eine geteilte Ansicht erteilt keine zusätzlichen Zugriffsrechte.
Persönlicher Mandantenbereich
Ein Kontakt erhält Zugang zu den für ihn ausgewählten Anfragen und bereitgestellten Dokumenten. Interne Notizen und Fachprüfungen werden dort nicht angezeigt. Ein widerrufener Zugang erlaubt keine weitere Nutzung.
Anwendungsdaten und Originaldateien in der Schweiz.
Die aktuelle Bereitstellung speichert Anwendungsdaten und Originaldokumente bei Microsoft Azure in der Region Switzerland North. Mitarbeitende und berechtigte Kontakte greifen über die Webanwendung auf ihre jeweiligen Inhalte zu.
Ein Original bleibt ein Original.
Hochgeladene Dateien werden zunächst auf Schadsoftware geprüft. Erst technisch freigegebene Versionen sind für berechtigte Personen abrufbar. Die fachliche Annahme einer Unterlage ist eine separate Entscheidung Ihres Teams.
Mandatly erhält die Originaldateien und verknüpft die verwendeten Versionen mit der jeweiligen Arbeit. Eine neue Datei ersetzt dadurch nicht stillschweigend die Grundlage einer früheren Fachprüfung.
Entscheidungen behalten ihren Zusammenhang.
Am Fall bleiben Aktivitäten, Zuständigkeitsänderungen, interne Notizen und Prüfrunden nachvollziehbar. Bei einer Korrektur sieht die Prüfperson den Rückgabegrund, die Antwort und die Änderungen gegenüber der vorherigen Runde.
Unterlageneingang, fachliche Annahme, Freigabe und interner Abschluss sind unterscheidbare Schritte. So kann eine übernehmende Person erkennen, welche Arbeit bereits erledigt wurde und worauf eine Entscheidung beruhte.
DATEN BEWUSST MITNEHMEN
Ein Dossier für den jeweiligen Zweck.
Für die interne Ablage
Der interne ZIP-Export enthält eine lesbare Übersicht, Fallverlauf, interne Notizen, Fachprüfungen und ausgewählte verfügbare Originalversionen.
Für die Kundschaft
Die dafür vorgesehene Auswahl enthält ausgewählte Dateien sowie Mandanten- und Periodenangaben. Interne Notizen, Vorbereitung und Fachprüfungen sind ausgeschlossen. Ihr Team prüft die Dateiauswahl vor der Weitergabe.
Der Download versendet keine Dateien. Ein Falldossierexport ist ein gezielter Auszug und kein vollständiger Export sämtlicher Kanzleidaten.
WEITERGEDACHT
Sieht unsere Kundschaft den gesamten Arbeitsstand?
Im Mandantenbereich sehen berechtigte Kontakte den für sie bereitgestellten Teil: ausgewählte Anfragen mit Unterlagenstatus, Rückfragen und bewusst veröffentlichte Dateien. Der interne Arbeitsvorrat, interne Notizen und die Fachprüfung gehören nicht dazu.
Was passiert, wenn wir eine Datei zurückziehen?
Eine zurückgezogene Veröffentlichung ist im Mandantenbereich nicht mehr abrufbar. Bereits heruntergeladene Kopien lassen sich dadurch nicht zurückholen. Die Auswahl vor einer Veröffentlichung bleibt deshalb eine bewusste Entscheidung Ihres Teams.